Come abbiamo ottimizzato il lavoro aziendale di Omeco s.p.a.

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Come abbiamo ottimizzato il lavoro aziendale di Omeco s.p.a.

Ovvero come abbiamo superato le aspettative del nostro cliente

Sommario

Omeco S.p.A. aveva un enorme collo di bottiglia a livello di processo aziendale che gli impediva di avere un ricambio macchine giornaliero molto elevato. Qui di seguito leggerai la storia, raccontata dalle parole di Paolo Napoleoni – Manager settore usato – Omeco S.p.A., di come noi di Rhubbit abbiamo operato per risolvere il suo problema.

Introduzione

Omeco S.p.A. è un’azienda che si occupa della commercializzazione di macchine movimento terra sin dal lontano 1961.  Paolo Napoleoni dal ‘92 si occupa del reparto legato al commercio internazionale di macchine da costruzione usate.

Problema

Prima del nostro intervento, il sistema informatico aziendale era utilizzato da una sola persona e non consentiva una facile gestione delle macchine. Approfondendo il problema abbiamo capito che l’intero processo prevedeva sia l’utilizzo di un numero importante di tool esterni sia un processo di inserimento scarsamente automatizzato. Tutto questo si traduceva in:

  • notevole penalità temporale all’interno del processo di compra-vendita
  • impossibilità di trasferire le conoscenze all’interno dell’azienda e quindi impossibilità di delegare le attività
  • accentramento della quantità di lavoro su una sola persona

Soluzione

Per poter risolvere i problemi che abbiamo riscontrato nella fase di analisi preliminare, abbiamo operato per gradi:

  1. Fase di analisi
  2. Individuazione delle criticità
  3. Individuazione degli obiettivi del sistema
  4. Progettazione del sistema
  5. SAL intermedi
  6. Rilascio del sistema in test
  7. Correzione BUG
  8. Rilascio del sistema in produzione
  9. Switch dal vecchio sistema al nuovo

Per completezza riporto anche gli obiettivi che il sistema avrebbe dovuto raggiungere al termine del suo sviluppo:

  • Nessuna perdita dei dati pre-esistenti
  • Aumento dell’efficienza a livello software
  • Semplificazione delle procedure informatiche
  • Favorire la delega all’esterno
  • Permettere l’iscrizione dall’esterno
  • Interfacciarsi con altre piattaforme di compravendita macchine
  • Aumento delle prestazioni del sistema
  • Aumento della solidità del sistema

L’intervista a Paolo Napoleoni di Omeco S.p.A.


Legenda:

D: Domanda
R: La risposta di Paolo


D: Ciao Paolo, puoi introdurre chi sei e cosa fai?

Paolo Napoleoni Omeco s.p.a.R: Sono Paolo Napoleoni ho 50 anni e, dal 1992, mi occupo di commercio internazionale di macchine da costruzione usate.

Ho un’azienda di famiglia nel settore la quale, prima del mio arrivo, operava principalmente nel mercato laziale e, in misura minore, in quello italiano. In quegli anni non operavamo quasi per nulla fuori dall’Italia.

Ho iniziato a lavorare in questo settore in modo tradizionale: viaggi, ispezioni, telex e successivamente fax, fino al 1995 anno in cui, per la prima volta, sentii parlare di Internet, e pensai che forse avrei potuto smettere di essere la pallina nel flipper e avrei potuto fare il contrario, fermare la pallina e muovere il flipper.

D: Come ti sentivi prima che entrassimo in contatto? Quale situazione volevi assolutamente risolvere e migliorare? Perché?

R: Dagli esordi il cammino è stato lungo e difficile. Lungo perchè sono ormai 22 anni che ho a che fare con Internet, difficile perché ogni cosa con Internet è facile, compreso sbagliare.

Sono stati tanti i progetti e le idee morte o abortite sul nascere, così come sono state poche invece le idee che hanno avuto un riscontro positivo.

E qui arriva Rhubbit!

D: In che senso “e qui arriva Rhubbit”?

R: Una delle difficoltà del gestire un database di diverse centinaia di macchine sta nel rendere facile il tutto. Considerando che ogni macchina ha una miriade di opzioni, tra cui altre macchine associate. In questo Rhubbit ha risolto brillantemente il problema.

D: Ci puoi raccontare come sono andati i fatti?

R: Quando ci siamo incontrati la prima volta con i ragazzi di Rhubbit, io e i miei due collaboratori che si occupavano del gestionale interno e dell’architettura del mio sito, omeco.it, siamo rimasti chiusi nel mio ufficio tutto il giorno!

I ragazzi di Rhubbit facevamo decine e decine di domande, e ad ogni mia richiesta replicavano che forse si poteva fare meglio o che non si poteva fare affatto o che, semplicemente, si poteva fare.

Fu una delle giornate più faticose che io ricordi ma retrospettivamente posso dire che è stata quella meglio spesa.

Aver spiegato in dettaglio cosa volessi dal mio software è servito non solo ad avere esattamente quello che volevo ma, e questa è stato il loro vero merito, aver avuto tutte queste funzioni perfettamente integrate tra loro in un pannello dotato di un’interfaccia estremamente comoda e con molti meno pulsanti o altro da premere. Il livello di automazione raggiunto è stato notevole.

Certo, quando si scende nel dettaglio delle funzioni principali, queste si diramano in una miriade di informazioni e campi da riempire ma il flusso di lavoro, la consecutio delle azioni e  l’apprendimento avvengono in modo naturale ed estremamente semplice.

In poche parole se dovessi coniare uno slogan per la Rhubbit citerei il vecchio adagio; “ la massima sofisticazione è semplificare”.

D: Ci puoi dire la situazione odierna dopo ormai un anno di utilizzo della piattaforma?

R: Oggi il nostro software gira all’interno dell’azienda e tutti, dalla persona più capace ed avvezza alle nuove tecnologie fino a chi aveva sino ad ora usato solo word e outlook, collaborano ed utilizzano il software Rhubbit in modo fluente, con enormi risparmi di tempo e permettendo una gestione immediata e completa di tutti gli aspetti del nostro lavoro.

Prima gestivo 350 macchine ma, molte di esse, circa il 10%, erano annunci praticamente velleitari. Adesso siamo a 415 e gli annunci velleitari sono meno di 10 in tutto!

D: Se ti va, puoi raccontare come ci siamo incontrati?

R: Con Giovanni (l’amministratore di Rhubbit s.r.l.) ci siamo conosciuti ad un incontro il cui fine era quello di mettere insieme domanda ed offerta.

La mia domanda di persone capaci di creare un software in php con delle peculiarità forti e delle specifiche molto particolari era rimasta inevasa per molti mesi.

Avevo trovato persone capaci di fare benissimo una cosa ma che non conoscevano affatto un’altra e, in questo settore, se ti devi mettere a studiare per acquisire le conoscenze necessarie a svolgere un lavoro hai bisogno di settimane.

Inoltre il lavoro non sarà mai un vestito cucito su misura ma un qualche cosa al quale, il committente, si deve adeguare.

Ho capito che erano loro non dalle dichiarazioni roboanti che tutti, quando si tratta di prendere un lavoro fanno, bensì dalle domande che mi facevano su cosa e come lo volessi ottenere. Sul perché chiedessi proprio questo e non quest’altro, se avevo considerato questa o quest’altra alternativa, nonostante alcune fossero palesemente a loro svantaggio.

D: La nostra sede operativa è in provincia di Bari, mentre tu eri ubicato a Roma, questo è stato un problema?

R: Sapevo benissimo che stando io a Roma e loro a Turi non avrebbe agevolato la cosa ma ero fiducioso che anche loro fossero avvezzi all’uso delle moderne tecnologie per lavorare in gruppo da remoto.

Fiduciosi dell’esperienza con il nostro analista di sistemi in Umbria, il responsabile del database in un piccolo paese del Lazio ed il responsabile del sito a Viterbo non avevamo altra scelta.

Ebbene non è stato mai un problema la distanza.

Le teleconferenze, i gruppi di discussione e il condividere i file hanno di fatto azzerato le distanze e reso possibile limitare a pochi scadenzati momenti il nostro collaborare, permettendomi di potermi concentrare sul mio lavoro.

D: Ci sono sviluppi futuri? Se si possono dire, quali sono?

R: Per il futuro ed essendo il progetto cresciuto molto ci saranno da integrare altri aspetti, ad esempio il mio avvocato ha voluto ammantare il tutto di una corretta e precisa dimensione legale e, anche qui, la collaborazione è stata perfetta!

I futuri sviluppi sono molto promettenti, dovendo collaborare con molte aziende e dovendo il nostro software adattarsi e gestire situazioni molto eterogenee tra loro quello che mi aspetta è molto semplice: spiegare bene a Rhubbit quello di cui abbiamo bisogno. La parte difficile, per fortuna, sarò a loro carico e consisterà nel rendere semplice l’integrazione con decine di fonti di dati diverse, rendere collaborativo il lavoro di decine di aziende con decine di software, mentalità e modus operandi diversi.

D: Cose facili quindi… 🙂

R: Meno male che non lo devo fare io 🙂


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By | 2017-04-01T15:18:19+00:00 marzo 31st, 2017|Testimonianze|0 Comments

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